【フリーランス必見】初心者でもわかる経費の基本と注意点

2025年6月18日2025年6月19日

URLをコピーしました！

「フリーランスをやっていて何を経費にできるかわからない」

「経費にする際何に気を付ければいいの？」

「経費計上を間違えて脱税と思われたらどうしよう」

フリーランスとして活動していく中でこんな疑問を抱えることも多いのではないでしょうか。実際、間違った経費を計上することは脱税につながる恐れもあり、フリーランスの経費って難しいですよね。

そこで今回はフリーランスが経費にできるものをわかりやすく解説します。さらに経費にする上での基本と注意点もご紹介します。

この記事を読めばフリーランスの経費に関しての実践的な知識が身に付くのでぜひ最後までご覧ください。

フリーランスにとっての「経費」とは

フリーランスにおける「経費」とは、一言でいえば「売り上げを得るために使ったお金」のことです。

業務上で使用するために買ったパソコンや、スキルアップのためのセミナー受講料や書籍の購入費も経費として認められる場合があります。

このように経費として計上できるものは多岐に渡るため、適用対象となる経費を正しく理解し何が経費になるのかを把握しておく必要があります。

経費として認められる3つの条件

いざ経費として計上する際「これって経費で落とせるの？」と疑問に思う方もいますよね。経費として認められる条件は以下の3つです。

①事業と明確な関連性があること

プライベート関連の支出は経費として計上できません。

税務署が最も詳しく見るのは「私的支出を経費にしていないか」であり、私的な支出を経費として計上すると税務トラブルの原因になりかねません。

領収書やメモなどで事業と明確な関連性があることを証明できるようにしておきましょう。

②証拠となる領収書やレシートがあること

領収書やレシートは、事業に必要な支出であることを証明し、経費として計上するための証拠となります。

フリーランスにとって、経費の領収書は確定申告や税務調査において非常に重要な書類です。

・領収書発行の際の注意点

領収書には取引年月日、宛名、金額、但し書き、連絡先などを記載してもらいましょう・領収書の金額が5万円以上の場合、収入印紙を貼る必要があります。

・領収書の保管方法

領収書は、取引ごとに整理し、確定申告の際に必要な書類として保管しましょう。

領収書をデジタル化する場合は、スキャンしてPDFファイルなどで保管すると、管理が楽になります。

紛失や盗難を防ぐためにも領収書は安全な場所に保管しましょう。

③「継続性・一貫性」のある処理をしていること

フリーランスの経費処理において「継続性・一貫性」のある処理が必要な理由は税務署からの信憑性を高め、経費の正当性を証明するためです。

例えば家賃の30％を毎月きっちり按分して経費にしていれば慣例として通りますが、毎月家賃の経費割合が変わっていたら「なぜ？」と追及される原因になります。

税務署との関係性を築き、トラブルを回避するためにも「継続性・一貫性」のある処理は重要です。

経費にできないもの

経費はあくまで事業に関する必要な費用のことです。そのためプライベートな支出や根拠の曖昧なものは経費として計上できません。以下の表を参考にしてください。

項目	経費にならない理由
私用の食費・日用品	生活費は事業とは関係ないため
家族や友人との飲食代、住宅の全額家賃	私生活と事業が混在しているため「按分」が必要（例：30%
仕事に無関係な書籍・サブスク	趣味や自己啓発と判断されることがある
罰金・反則金・延滞税	法的に経費として認められていない（所得税法で明記）
プライベート旅行	業務との関連性が証明できない場合は全額NG

按分とは辞書的な意味では割合に応じて分けることであり、日常でも使われる言葉です。

フリーランスが経費を申告する方法

確定申告とは、1月1日から12月31日までに稼いだ所得と、その所得にかかる税金を計算して税務署に納税する手続きのことです。

確定申告の方法は青色申告と、白色申告の二つの申告方法があります。フリーランスが確定申告する際は青色申告がおすすめです。

以下に白色申告との違いを載せておきます。

比較項目	青色申告	白色申告
所得控除	最大65万円	なし
家族への給付	経費にできる	限定的
赤字の繰越	3年できる	できない
記述の形式	複式簿記が必要	簡易帳簿でいい
節税効果	高い	ほぼない

経費にする3つのメリット

「そもそも経費にするメリットはなに？」と疑問に思っている方のために、3つのメリットを紹介します。

①所得税・住民税の節税

所得税や住民税の節税ができるということです。所得税は以下の式で計算できます。

課税所得＝売上－経費－各種控除

例えば売り上げが500万あって、経費が100万なら所得は「500万－100万＝400万」。この400万円に対して、所得税や住民税が課されます。つまり経費が増えれば課税所得が減り、節税ができるという仕組みです。

②事業の実態と収支の見える化

事業をやっていくうえで何にいくらお金を使っているのかや無駄な支出がないかを把握することは事業を成長させるための良い判断材料になります。

・どこにお金がかかっているか
・どの支出がリターンにつながっているか
・無駄な出費はどれか

これが見えてくると「売上を増やす戦略」や「利益率を高める方法」が自然と見えてくるようになります。

③将来の法人化に向けて経営感覚がつく

フリーランスでも、経費の記録や、売り上げとのバランス感覚を身に着けておくことで、将来的に法人化したときにもスムーズに対応できるでしょう。

法人になると経費管理はさらに厳密になりますが、個人事業主のうちに習慣化しておけば安心です。

フリーランスが経費にできるもの8選

具体的にどのような項目が経費にできるのでしょうか。ここでは代表的なもの8選をご紹介します。

①パソコンやカメラ等の周辺機器

フリーランスをしていく上では欠かせないパソコンは経費として計上することが可能です。

しかし10万円以上の機器は耐用年数に応じて減価償却処理が必要になります。減価償却処理とはわかりやすく言うと支出を数年に分けて経費計上する方法です。

②水道光熱費

水道光熱費も経費として計上することができます。

オフィスを借りている場合は事業用活動としてみなされるため水道光熱費が経費として認められますが、自宅兼オフィスとして使用している場合は注意が必要です。

例えば週168時間のうち50時間を事業用で使用した場合、30％が経費として計上できる按分を行うのが一般的です。

自宅兼オフィスの場合はガスや水道を使うことはあまりないため経費として計上できるのは電気代が一般的です。

③家賃

仕事用としてオフィスを借りている場合は家賃も経費にすることができます。

ただしこちらも水道光熱費と同様に自宅兼オフィスを借りている場合は按分したうえで経費として計上ができます。

例えば家全体の50％を仕事用として使用している場合、家賃のうちの50％を経費として計上することができます。

④通信費

仕事用で利用している場合であれば通信費も経費として計上することができます。通信費の場合も按分することが一般的です。

例えば1日に8時間業務として使用し、プライベートで2時間使用している場合は通信費の80％を経費として計上するのが妥当でしょう。

⑤交通費・接待費

ライアントとの打ち合わせや取材、現場への移動費用など仕事上の付き合いにかかる費用は経費として計上できます。

「誰と何のために」のメモをレシートや領収書、台帳に記録しておきましょう。

⑥書籍・セミナー費

業務に関する書籍や資料、ビジネスセミナーや勉強会などの参加費も経費として計上することができます。

ただし、業務に関係のない書籍の購入品は経費として認められませんので注意が必要です。

⑦消耗品

ファイルや、電卓、ペンやUSBなど事業で使用する消耗品は経費として計上できます。

ただし消耗品に該当するのは、使用期間が1年未満かつ取得価格が10万円未満のものです。

⑧広告宣伝費

事業のために使用した広告の制作や掲載に使った費用は経費として計上できます。

具体例としてインターネット広告への掲載費などが挙げられます。

こんな経費は要注意！【グレーゾーンと税務調査】

フリーランスの経費にも例外はあります。経費にするには適切なルールを抑えておきましょう。

この章では皆さんがよく疑問に思うことにお答えしていきます。

また税務署で指摘されやすい4つの経費とその対策についても解説します。

「スーツ」「美容室」「スマホ2台目」は経費計上できる？

・スーツ
スーツは「日常生活でも使える衣服」とみなされるため、原則経費になりません。

仮にスーツを仕事用として買ったとしても日常生活で使える＝私的利用が可能と判断されやすいのが現実です。

そのため「仕事用だから」と主張しても、基本的には経費として認められにくいのが現実です。

・美容室代
美容室代は「私的使用」と判断されるため、原則経費になりません。

美容室代（カット・カラー・パーマなど）は、個人的な身だしなみの一環と見なされ、原則として経費計上できません。

国税庁も「一般的な身だしなみの費用は生活費とされ、経費にならない」としています。

・スマホ2台目
通信費は事業に不可欠な支出の一つのため、仕事用なら経費にできる場合が多いです。

特にフリーランスで、仕事とプライベートを分けて管理している場合、仕事用スマホや通話プラン、データ通信などは経費にできます。

スーツ、美容室代が経費になる可能性があるケース（例外）

以下のように「業務専用」と明らかに判断される場合は、経費として認められる可能性があります

・舞台衣装や撮影用衣装（例：俳優、モデル、YouTuberなど）

・特定の制服（例：企業ロゴ入りユニフォームなど）

・作業着・安全服（建設業など）

・モデル・俳優、芸人などが役柄に合わせた髪型にする

どうしても経費にしたい場合は、「ユニフォームや作業着のような私生活では使えないデザイン」にすることで認められる可能性が高まります。

領収書がない現金支払いは経費にできるの？

結論から言うと領収書が無くても経費計上は可能です。

ただし、税務署に説明できるだけの証拠や記録が必要です。領収書が無くても以下の2つを満たせば経費計上できます。

①支出内容の詳細なメモ（出金伝票か自作の支出記録）・支払日（いつ）

・支払先（だれに）
・支払金額（いくら）
・支払理由・用途（何に使ったか）

これらを「出金伝票」としてノートやエクセルに記録すれば大丈夫です。
出金伝票とは事業を行っているものが現金を支払った際に起こす書類の一つです。書式に規定はなく、単なるメモの一種であるともいえますが、税務長が確認しても問題がない内容を備えていることが大事になります。

②他の証拠

経費にするためには「実際に支払ったこと」と「事業に必要だったこと」の照明が必要です。

そのため支出が発生した際にはその場でメモを取るか、スマホで支出の詳細を記録しておくことが大切です。

税務調査で指摘されやすいのはどんな経費？対策は？

フリーランスにとって、税務調査が入る可能性は気になるところでしょう。

税務調査で狙われやすい経費の特徴4つとそれに対する適切な対処法について解説します。

①自宅家賃・光熱費の「按分」計算が不自然

仕事とプライベートの区別が曖昧であり、面積・時間・使用実態に合わない按分は注意が必要です。

例えば家賃の8割を経費にするなどは税務長に狙われやすいポイントです。

そのため面積比・稼働時間などを根拠に按分比率を設定したり家賃・光熱費・ネット代などは一括で領収書を保管しておきましょう。

②交通費・打ち合わせ名目の飲食代

交通費・打ち合わせ名目の飲食代は「本当に仕事用の打ち合わせだったのか」「プライベートなのでは」と疑われやすいです。

そのため誰とどんな目的で何を話したのかをレシートや領収書にメモをしておき証拠を残しておきましょう。

③交通費（特に自家用車）

交通費も税務署に狙われやすいポイントです。

移動が本当に業務目的か、通勤やドライブで使用していないかと疑われやすいです。

そのため自家用車のガソリン代、駐車場代は業務利用の割合を明示して按分、業務日誌に「訪問先・日時・目的」を記録、ETC明細やGoogle Maps履歴も証拠として活用していきましょう。

④高額なガジェット・電子機器の私用疑惑

スマホ・タブレット・ゲーム機・テレビなど、業務との関連性が明確でないと私用とみなされる可能性が高いです。

そのため使用用途を明確に（例：配信用カメラ、編集用iPadなど）したり、設定画面・使用履歴・業務資料とセットで記録をしていくなどしてしっかり対策をしていきましょう。

経費計上のポイント４つ【失敗しないコツ】

いざ経費を計上しようと思っても事前準備が必要ですよね。

この章では実際に使える経費計上のポイントを４つご紹介します。

①領収書を必ず保管（電子保存法対応も）

領収書を保管するのは商品・サービスに金銭を支払ったことを証明する必要不可欠なことです。

領収書がなく客観的なデータがなかった場合、再度代金を請求された場合に支払わないといけないこともあります。

そのようなリスクを避けるためにも領収書は必ず保管しましょう。

②業務と私用の区別を明確に

業務と私用の区別を明確にすることは法的リスクを避けることや正しい経営判断のために不可欠です。

私的な支出を経費に混ぜていた場合、脱税とみなされ刑事罰の対象になることもあります。

また業務と私用を区別しないと本来の利益・コストが見えにくくなり、経営判断が謝る可能性が増えます。

例えば実際より経費が多いと利益が過少に見積もられる可能性があります。

そのようなリスクを避けるためにも業務と私用の区別を明確にしていきましょう。

③毎月の経費をクラウド会計で管理

経理業務の効率化のためにもクラウド会計を使いましょう。

クラウド会計とは、インターネット上のクラウドサーバーを利用して、会計業務を行う仕組みです。

ブラウザやアプリを使って、どこからでも会計処理できるのが大きな特徴です。以下がクラウド会計のメリット4つです。

①時間と手間の削減
仕訳の自動化や銀行口座などから履歴を取得してソフトに反映する自動化・連携機能により、入力作業が大幅に減少します。
②ペーパーレス化
領収書や請求書をスキャン・アップロードするだけで会計処理が可能になります。
③リモート対応
在宅勤務や移動中でも会計処理・確認が可能です。
④税理士とのスムーズな連携
　リアルタイムで税理士とデータ共有でき、相談や決算作業がスムーズになります。
このような理由からクラウド会計での経営管理をしていきましょう。

④按分のルールを作っておく

適切な節税のためにも按分ルールを作っておきましょう。

按分ルールがないまま経費にしていると全額拒否されるリスクがあります。

例えば家賃の30％、電気代の20％を毎月の経費にするなど具体的なルールを根拠とともに作っておくと、税務署からなぜこの金額が経費なのか聞かれた際に合理的に説明ができます。

そのためにも適切な按分ルールが重要です。

経費管理におすすめのツール3選【初心者OK】

freee会計

経理初心者、事務作業を最小限にしたい人にはfreee会計がおすすめです。freee会計は簿記や会計の知識がない人でも簡単に経理、会計、確定申告ができるのが特徴であり、主に個人事業主や中小企業向けに開発された会計ソフトで、日本国内で非常に人気があります。基本有料プランの為注意が必要です（お試し期間あり）。

こちら